INFORMATIVA TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI - WILDIX

INFORMATIVA TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI

Comunicazioni con Omnia S.r.l. tramite sistema Wildix

(chiamate, chat e comunicazioni in tempo reale – clienti e potenziali clienti)

Ai sensi degli articoli 13-14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Ultima modifica: 07/05/2026

La presente informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, il “GDPR”) e disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da Omnia S.r.l. nell’ambito delle comunicazioni gestite tramite il sistema Wildix.

Titolare del trattamento e Responsabile per la protezione dei dati personali

Il Titolare del trattamento è Omnia S.r.l. con sede legale in Via Luigi Salvatorelli, n.49 – 51100 Pistoia (PT) – P.IVA e CF 01875190470 – e-mail info@omnia.srl.

Il Responsabile della protezione dati (DPO), nominato dal Titolare, è: Findata Srl, con sede legale in Via Margherite n.39 Pollena T. (NA), nella persona del Dott. Cino Wang Platania – e-mail: DPO@omnia.srl.

Ambito di applicazione

La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR nei confronti di tutti i soggetti, clienti esistenti e potenziali clienti (prospect), che entrano in contatto con Omnia S.r.l. tramite il sistema di comunicazione Wildix, attraverso canali quali:

chiamate vocali (inbound e outbound);
videochiamate;
chat in tempo reale;
messaggi vocali (voice-mail);
SMS e comunicazioni omnicanale gestite tramite la piattaforma Wildix.

La presente informativa si affianca, ove applicabile, alle informative specifiche rese nell’ambito del rapporto contrattuale con il cliente. Per la navigazione del sito web www.omnia.srl e per l’utilizzo del chatbot ivi presente, si rimanda all’apposita informativa web disponibile sul Sito.

Modalità di resa dell’informativa

La presente informativa è resa disponibile attraverso i seguenti canali, in modo che l’Interessato possa prenderne visione prima o al momento del contatto:

Chiamate vocali: messaggio audio automatico all’avvio della chiamata che informa il chiamante della possibile registrazione e indica dove consultare l’informativa completa;
Chat in tempo reale: messaggio iniziale nella finestra di chat con link alla presente informativa prima dell’avvio della conversazione;
Pagina web dedicata: la presente informativa è pubblicata sul sito www.omnia.srl e raggiungibile tramite link diretto.

Categorie di dati personali trattati

1. Metadati della comunicazione

Indipendentemente dal canale utilizzato, il sistema Wildix acquisisce i metadati tecnici della comunicazione, tra cui:

numero di telefono o identificativo del contatto (chiamante e chiamato);
data, ora e durata della comunicazione;
dati di routing e instradamento della chiamata/chat;
dati relativi alla partecipazione alla comunicazione (accettata, rifiutata, persa, trasferita).

Contenuto della comunicazione (se la registrazione è abilitata)

Ove Omnia S.r.l. abbia abilitato la funzione di registrazione delle chiamate o delle chat, vengono trattati anche:

registrazioni audio delle conversazioni telefoniche;
messaggi vocali (voice-mail) lasciati dal chiamante;
contenuto delle chat e dei messaggi scambiati;
eventuali allegati inviati tramite chat.

L’Interessato è informato dell’eventuale registrazione tramite messaggio audio automatico all’inizio della chiamata. La prosecuzione della chiamata da parte dell’Interessato, dopo aver ricevuto tale avviso, costituisce manifestazione di accettazione della registrazione.

Output generate da sistemi di intelligenza artificiale (se le funzionalità AI sono abilitate)

La piattaforma Wildix offre funzionalità opzionali di intelligenza artificiale che Omnia S.r.l. può abilitare. Ove attivate, tali funzionalità possono generare:

trascrizioni automatiche delle conversazioni vocali;
sintesi e riassunti automatici delle comunicazioni;
analisi e output derivati dal contenuto delle conversazioni.

Wildix garantisce contrattualmente che i fornitori di AI non utilizzano i dati personali trattati per conto di Omnia S.r.l. per addestrare o migliorare i propri modelli generali.

Dati particolari

Il sistema di comunicazione Wildix non è destinato al trattamento di categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 GDPR. Qualora l’Interessato dovesse spontaneamente comunicare dati sensibili nel corso della conversazione, tali dati saranno trattati nei limiti strettamente necessari alla gestione della richiesta.

Finalità del trattamento e basi giuridiche

Finalità	Base giuridica	Note
Gestione e risposta alle richieste di contatto, informazioni o preventivo da parte di clienti e prospect.	Art. 6.1.b GDPR – esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’Interessato (prospect) o esecuzione del contratto (clienti).	Necessario per poter rispondere alla richiesta dell’Interessato.
Registrazione delle comunicazioni per finalità di qualità del servizio, formazione del personale e tutela del Titolare.	Art. 6.1.f GDPR – legittimo interesse del Titolare; per le chiamate, previo avviso all’Interessato all’inizio della comunicazione.	L’Interessato è avvisato della registrazione e può scegliere di non procedere con la comunicazione.
Elaborazione AI delle comunicazioni (trascrizione, sintesi, analisi) ove le funzionalità siano abilitate.	Art. 6.1.f GDPR – legittimo interesse del Titolare all’efficienza operativa e alla qualità del servizio.	Ove l’impatto sui diritti degli interessati risultasse significativo, potrà essere richiesto il consenso.
Adempimento di obblighi di legge e risposta a richieste di autorità competenti.	Art. 6.1.c GDPR – adempimento di un obbligo legale.	—
Tutela dei diritti del Titolare in sede stragiudiziale o giudiziale.	Art. 6.1.f GDPR – legittimo interesse del Titolare.	—

Conservazione dei dati

Tipologia di dato	Periodo di conservazione
Metadati della comunicazione (log di chiamate/chat)	12 mesi, salvo necessità di tutela del Titolare o obblighi normativi specifici.
Registrazioni audio delle chiamate	Fino a 6 mesi dalla data della registrazione, salvo diversa necessità derivante da contestazioni, obblighi legali o istruttorie in corso.
Messaggi vocali (voice-mail)	Fino a 30 giorni dall’ascolto o, in mancanza, dalla data di ricezione, salvo necessità specifiche.
Contenuto delle chat	12 mesi dalla chiusura della conversazione, salvo diversa necessità.
Trascrizioni e output AI	Stesso periodo dei dati sorgente da cui sono derivati.
Dati conservati per obblighi legali o tutela del Titolare	Per il periodo previsto dalla normativa applicabile o fino alla definizione della controversia.

Responsabili del trattamento e sub-responsabili

Per l’erogazione del servizio di comunicazione Wildix, Omnia S.r.l. si avvale dei seguenti Responsabili del trattamento e sub-responsabili:

Soggetto	Ruolo	Sede	Ambito
Wildix OÜ	Responsabile del trattamento	Estonia (UE)	Fornitura, hosting, sicurezza e supporto della piattaforma di comunicazione.
Amazon Web Services, Inc.	Sub-responsabile di Wildix	Variabile (EU SCCs ove applicabili)	Hosting infrastrutturale, storage, backup.
GetStream / Stream.io, Inc.	Sub-responsabile di Wildix	SEE – Irlanda	Servizi API per la messaggistica e le funzionalità di chat.
OpenAI Ireland Limited	Sub-responsabile di Wildix	SEE / Irlanda	Elaborazione AI (trascrizione, sintesi, analisi) ove le funzionalità siano abilitate e il trattamento avvenga in area adeguata.
OpenAI OpCo, LLC	Sub-responsabile di Wildix	USA (trasf. extra-UE con SCC + misure suppl.)	Elaborazione AI ove il trattamento o il supporto avvenga negli USA.

Trasferimento dei dati verso Paesi extra-UE

I dati personali trattati nell’ambito delle comunicazioni via Wildix possono essere trasferiti verso Paesi situati al di fuori dell’Unione Europea, in particolare verso gli Stati Uniti d’America, ove operano Amazon Web Services, Inc. (per alcune regioni di hosting) e OpenAI OpCo, LLC (per l’elaborazione AI ove il trattamento avvenga negli USA).

Tali trasferimenti avvengono nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, sulla base delle Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione europea (art. 46 GDPR), integrate da misure supplementari di sicurezza adeguate ai rischi del trasferimento.

Per informazioni sulle garanzie adottate, l’Interessato può contattare il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.

Modalità del trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati previsti dal GDPR. I dati sono trattati mediante strumenti informatici con misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’art. 32 del GDPR, tra cui:

cifratura dei dati in transito e a riposo con protocolli standard di settore;
controlli di accesso basati sul ruolo e con privilegi minimi;
procedure di gestione degli incidenti e notifica delle violazioni;
obblighi di riservatezza per il personale autorizzato al trattamento.

Diritti degli interessati

In qualità di Interessato, il soggetto che ha comunicato con Omnia S.r.l. tramite il sistema Wildix può esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti riconosciuti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR:

diritto di accesso ai propri dati personali;
diritto di rettifica dei dati inesatti o integrazione di quelli incompleti;
diritto di cancellazione (‘diritto all’oblio’), nei casi previsti dal GDPR;
diritto di limitazione del trattamento;
diritto di opposizione al trattamento, nei casi previsti dal GDPR;
diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile.

Qualora il trattamento sia basato sul consenso, l’Interessato ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

L’Interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), ai sensi dell’art. 77 del GDPR, qualora ritenga che il trattamento avvenga in violazione della normativa vigente.

Per esercitare i propri diritti, l’Interessato può contattare:

Titolare: Omnia S.r.l. – info@omnia.srl – Via Luigi Salvatorelli n.49, 51100 Pistoia (PT)
DPO: DPO@omnia.srl

Aggiornamento dell’informativa

La presente informativa può essere soggetta ad aggiornamenti nel tempo, in considerazione di eventuali cambiamenti della normativa applicabile, delle modalità di trattamento o dei servizi utilizzati. La versione aggiornata è efficace dal momento della sua pubblicazione sul sito www.omnia.srl. Per le comunicazioni telefoniche o via chat, il messaggio audio/testo di avviso verrà aggiornato di conseguenza.